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A figura do conselho está presente na maioria dos condomínios. Aquele grupo de pessoas que está mais próximo do trabalho de administração do local, acompanhando o trabalho do síndico e da administradora.

Apesar de não ser obrigatório, muitos condomínios apostam no conselho fiscal ou consultivo.

O conselho fiscal é mencionado no Código Civil e o conselho consultivo tem sua figura definida na lei 4591/94. Há quem entenda que são a mesma coisa, outros entendem que têm atribuições diferentes. Há até condomínios que separam esses dois grupos:

• O conselho fiscal cuida da parte de prestação de contas, do acompanhamento dos gastos do condomínio.
• Já o conselho consultivo ajuda o síndico na tomada de decisões, sempre que solicitado.

Importante frisar que o conselho fiscal não aprova as contas do condomínio. Ele emite um parecer orientativo sobre o que foi gasto. As contas são sempre aprovadas, ou não, pela assembleia.

Eleição do conselho

Geralmente o conselho é composto de um presidente e dois outros membros. Eles são eleitos, via de regra, na mesma eleição que escolhe o síndico do condomínio.

O que diz a Lei – Novo Código Civil – Art. 1.356: “Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.”

Dessa forma, a existência do conselho fiscal não é obrigatória por lei, mas se a convenção prever isso, torna-se obrigatória a eleição e formação do grupo. Nesse o caso, é importante que o documento contenha informações como: se os integrantes devem ser condôminos ou inquilinos, se há periodicidade das reuniões e como deve ser a eleição dos membros.

Como sua função é aferir as contas financeiras do empreendimento, o ideal é que seja formado por moradores proprietários, e não inquilinos.

Substituição ou renúncia Na convenção também é importante constar regras como: se haverá eleição de chapas fechadas ou de membros “avulsos”, e se há a possibilidade de eleger suplentes para as vagas no conselho. Dessa forma, evita-se a necessidade de convocar uma nova assembleia caso um conselheiro venha a renunciar, por exemplo.

Caso um conselheiro renuncie ao cargo ou tenha seu cargo “cassado” – o que só pode ser feito em assembleia, com maioria simples dos presentes – e não haja ninguém para substituí-lo imediatamente, deve-se convocar uma assembleia para essa posição.

Atribuições do conselho fiscal

O principal objetivo do conselho fiscal é acompanhar as contas do condomínio.

Para isso, é necessário que os conselheiros tenham acesso à pasta de prestação de contas enviada mensalmente pela administradora.

O conselho deve, então, dar seu parecer se os gastos ali representados são os mesmos aprovados em assembleia, se o dinheiro do condomínio está sendo investido como previamente combinado e se as contas e tributos estão em dia.

“O ideal é que essa documentação chegue às mãos do presidente da comissão até o dia 15 do mês seguinte. E que o parecer seja emitido em no máximo um mês”, pontua Nilton Savieto, síndico profissional.

Funcionamento do conselho fiscal

Para que os trabalhos do conselho sejam proveitosos é fundamental que seus membros entendam um pouco de números e contabilidade.

Nos casos em que os integrantes não tenham esse conhecimento, é possível marcar uma reunião com a administradora do condomínio para que a empresa explique como funciona o cotidiano do condomínio. Dessa forma, os integrantes se sentem mais seguros ao analisar a pasta.

Quando a comissão não está fazendo seu trabalho como o esperado, isso pode significar algumas coisas:

• Falta de conhecimento: nesse caso, vale marcar uma reunião com a administradora (ou duas, ou três, até que os membros consigam entender a prestação de contas)
• Falta de transparência do síndico: se o gestor não disponibiliza a documentação do mês, é impossível conferir os gastos do condomínio. Se a situação for essa, é dever dos conselheiros requisitar os documentos, primeiro de forma amistosa. Se a situação perdurar, é possível, primeiro, pedir a pasta à administradora. Caso o conselho fique mais de dois meses sem a pasta, é possível convocar uma assembleia, nos moldes da convenção, para pedir explicações ao síndico. Caso o mesmo não apresente os documentos, pode-se pedir a destituição do gestor. Além disso, o condomínio pode entrar com uma ação de prestação de contas contra o gestor, obrigando-o, assim, a abrir os gastos do período. Saiba mais sobre as atribuições legais do síndico
• Omissão ou falta de pró-atividade: às vezes o conselho não quer “briga” com o síndico e acaba aprovando contas quando elas não estão ok, ou não questionam o síndico pela demora em entregar a pasta, ou ainda quando não aprovam e nem reprovam as contas, deixando essa “conversa” com o síndico para o momento da assembleia

Conselheiro “sem noção”

Às vezes a falta de conhecimento, ou dos processos internos do condomínio, pode levar um conselheiro a perguntar excessivamente para o síndico.

A dica do síndico profissional Nilton Savieto é a de sempre esclarecer as dúvidas – tanto de conselheiros como de qualquer morador. Mas é importante, porém, apontar quando as dúvidas se tornam repetitivas mês após mês.

“Nesse caso pode-se pedir para a pessoa em questão ver a convenção do condomínio, estudar mais as leis que regem esse universo ou pedir ajuda para a adinistradora do condomínio. Tudo isso, claro, de forma bastante polida”, sugere Nilton.

Outra sugestão do profissional, quando são questionados valores de contratos ou sobre a possibilidade de uma intervenção maior no condomínio, é pedir a colaboração dessa pessoa.

“Ela pode ficar responsável por procurar conversar com o fornecedor, renegociar um contrato cotar outras empresas. Assim, fica tudo bastante transparente e democrático”, enfatiza.

Contas reprovadas pelo conselho fiscal

Nem sempre as contas do condomínio passam pelo crivo do conselho fiscal. Quando este der um parecer de que as contas não foram aprovadas, ou foram aprovadas com ressalvas, o conselho deve apontar onde estão as inconsistências do material, evitando assim que a recusa das contas tenha conotação política.

“Para fazer uma crítica construtiva, a equipe deve saber explicar o que está inadequado na pasta”, argumenta Alexandre Marques, advogado especialista em condomínios.

Dessa forma, o síndico pode se defender e explicar o que aconteceu.

Não é regra, mas os especialistas ouvidos pelo SíndicoNet apontaram que quando o conselho reprova as contas do síndico, a assembleia fica mais inclinada a reprová-las, ou aprovar com ressalvas.

“Em alguns empreendimentos, os membros do conselho se abstêm de votar sobre a aprovação da prestação de contas. Não porque a convenção proíba, mas porque são parte interessada. Eles já deram a sua opinião. O ideal seria deixar o resto de a coletividade aprovar ou não”, sugere Alexandre.

Como essa aprovação de contas ocorre em assembleia, pode-se já nesse encontro sugerir outra data para que o síndico possa se defender – e explicar os gastos da sua gestão.

Esse, porém, não é o momento de destituir o síndico, uma vez que para isso é necessária uma assembleia cuja pauta seja essa. O ideal é esperar pelas explicações, para que o mesmo seja respeitado em seu direito de ampla defesa.

Caso mesmo depois disso o síndico não consiga explicar e apresentar os devidos documentos que legitimem os gastos do período, o condomínio deve entrar com uma ação judicial para pleitear ressarcimento por algum gasto, uso indevido dos fundos ou multa que tenha sido causada pela má administração do gestor.

“Antes de chegar à ação judicial, um caminho que pode ajudar o condomínio a entender o que está acontecendo é uma auditoria”, aponta Marcelo Guerra, da administradora Hubert.

Causas da reprovação de contas

Quando a recomendação do conselho é a de não aprovar as contas, geralmente a raiz do problema é imprudência ou negligência com os fundos, afirma Marcos Roberto Gouveia, diretor da Odara, empresa de auditoria especializada em condomínios.

“Na grande maioria dos casos é uma obra que passou do valor acertado e que, não foi relatado posteriormente em assembleia. Também acontecem erros dentro das administradoras e o síndico só vai saber depois na auditoria, porque não tem conhecimento para acompanhar todo o processo”, explica.

Outra causa pode ser a falta de algum documento que comprove a despesa, como comprovantes, guias de recolhimento e notas ficais.

E há também casos de síndicos que lesam o condomínio em benefício próprio.

“Dolo e má-fé, porém, são minoria. O caso é que quando acontece, muito já se desviou do condomínio. Por isso é importante um conselho atuante”, completa o auditor.

Responsabilidades do conselho fiscal do condomínio

O medo que muitos conselheiros sentem ao dar um parecer favorável às contas do síndico deve ser apenas fruto do cuidado do dinheiro que é de todos.

Como o seu parecer é orientativo, os conselheiros não devem temer represálias legais caso não tenham encontrado desvios nas contas, por exemplo.

“A responsabilidade pelo condomínio, por seus fundos, é do síndico. É ele quem responde civil e criminalmente, entre outros, pela gestão do local. Os conselheiros só poderão ser acionados judicialmente caso fique comprovado que ajudaram o síndico a desviar dinheiro, por exemplo”, ensina Rodrigo Karpat.

Checando a pasta de prestação de contas do condomínio

Para evitar “deixar passar” alguma coisa, os conselheiros devem ter noção de como é montada a pasta e saber “bater” entradas e saídas da pasta com os extratos bancários do período.

A pasta de prestação de contas deve abarcar toda a receita e despesa do condomínio do mês em questão, assim como extratos bancários e conciliação bancária.

É importante também que esteja inclusa a situação fiscal do condomínio e das empresas terceirizadas que porventura trabalhem no local (como certidões na Receita Federal e do INSS) para saber se está tudo sendo pago corretamente.

“Atualmente é desejável também que as pastas sejam digitalizadas, e que este material todo seja disponibilizado para todos os condôminos, através de um link”, explica Gabriel de Souza, diretor da administradora Prop Starter.

Condôminos Vale lembrar que, mesmo que a conferência seja função do conselho fiscal, qualquer condômino pode ter livre acesso à documentação, esteja em poder do síndico, da administradora ou do contador.

A verificação não equivale a uma prestação de contas individual. O síndico não é obrigado a fornecer explicações para o condômino na ocasião, devendo fazê-lo nos balancetes mensais, e em assembleia, principalmente na Ordinária, com a prestação de contas do ano anterior.   Normalmente, quando o condômino quer fazer uma verificação, marca-se dia e hora.

Sinal vermelho

Nem sempre é possível perceber tudo que acontece de inadequado nas contas do condomínio. Os pontos elencados abaixo são sinais de que algo está fora dos trilhos, e por isso, é importante acompanhar de perto. Veja:

• Excesso de cupom fiscal, orçamentos ou recibos escritos à mão, ao invés de notas fiscais
• Desconformidades entre o que está no balancete e o extrato da conta bancária. Por exemplo: no balancete está que um lustre custou R$ 500, mas no extrato está R$ 700
• Uso de fundos do condomínio para cobrir outros gastos (funcionários sendo pagos com o fundo de obras, por exemplo)
• Manutenção preventiva excessiva (toda semana precisa de uma peça ou de uma visita do técnico do portão/elevador)
• Manutenções e reparos mais frequentes em locais de pouco acesso aos moradores, como casa de máquinas, para-raios, telhados, etc.
• Pagamento de tributos ou contas com atraso
• Abatimento de juros e correção monetária para moradores inadimplentes sem anuência assemblear